DECLARAȚIA DE CONFIDENȚIALITATE softschool.ro

1. Ce este GDPR ? (General Data Protection Regulation)

GDPR este un regulament general privind protecția persoanelor fizice în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal.

Acesta stabilește un set unic de reguli care se vor aplica în toate statele membre ale Uniunii Europene începând cu 25 Mai 2018.

Astfel, persoanele fizice vor beneficia de un control suplimentar asupra datelor lor personale. Ca urmare acestui control va fi asigurată transparența cu privire la utilizarea datelor lor și vor fi impuse mijloace de control pentru protejarea acestora.

Considerăm asigurarea dreptului la protecția datelor cu caracter personal ca un angajament fundamental softschool.ro, prin urmare vom dedica toate resursele și eforturile necesare pentru a prelucra datele dumneavoastră în deplină concordantă cu Regulamentul (UE) 679/2016 ("Regulamentul general privind protecția datelor" sau "GDPR"), precum și cu orice altă legislație aplicabilă pe teritoriul României.

Întrucât unul dintre principiile esențiale ale acestui cadrul legal îl reprezintă transparența, am pregătit aceast document prin care dorim să vă informăm despre modul în care colectăm, utilizăm, transferăm și protejăm datele dvs cu caracter personal atunci când interacționați cu noi în legătură cu serviciile noastre, inclusiv prin site-ul nostru web.

Ne rezervăm dreptul de a actualiza și modifica periodic această Politică de Confidențialitate, pentru a reflecta orice modificări ale modului în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal sau orice modificări ale cerințelor legale.

În cazul oricărei astfel de modificări, vom afișa pe website-ul nostru versiunea modificată a Declarației de Confidențialitate, motiv pentru care vă rugăm să verificați periodic conținutul acestei Declarații de Confidențialitate.

2. CUM NE PUTEȚI CONTACTA?

softschool.ro - este o platformă al cărui operator autorizat este SOFTSCHOOL S.R.L., persoană juridică de naționalitate română, având sediul social în Cluj-Napoca, cu număr de ordine în Registrul Comerțului J12/2892/2024, CUI-50264262 și BEMESOFT S.R.L., persoană juridică de naționalitate română, având sediul social în Cluj-Napoca, cu număr de ordine în Registrul Comerțului J12/4247/21.09.2018, CUI-39903497.

Pentru datele școlare, unitatea de învățământ este operatorul, iar SOFTSCHOOL S.R.L. și BEMESOFT S.R.L. prelucrează datele în numele și la instrucțiunile acesteia. Pentru datele tehnice și solicitările de suport pe care le gestionăm direct, societățile de mai sus pot avea calitatea de operator, conform scopului și temeiului legal aplicabil.

Întrucât suntem întotdeauna deschiși să aflăm opiniile dumneavoastră, precum și să vă furnizăm orice informații suplimentare de care ați putea avea nevoie cu privire la prelucrarea datelor dvs, vă incurajăm să contactați Responsabilul softschool.ro cu protecția datelor la adresa de e-mail protectie@softschool.ro.

3. PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Datele cu carcter personal înseamnă orice informație privind o persoană fizică identificată sau identificabilă ("persoană vizată"); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identitătii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

În cazul nostru, datele cu caracter personal reprezintă informațiile pe care le colectăm de la utilizatorii softschool.ro și sunt folosite pentru creearea unui cont de utilizator și pentru transmiterea acestor informații din contul alocat.

În funcție de rol și de serviciile configurate de școală, acestea sunt:

• nume și prenume;
• adresă de e-mail și identificatorul contului;
• număr de telefon, dacă este completat în profil;
• date școlare, precum clasa, instituția, anul școlar, note, absențe, medii, orar, observații, feedback, rezultate ale simulărilor și documente educaționale;
• mesaje și răspunsuri trimise în platformă, precum și starea citit/necitit și interacțiunile necesare funcționării serviciului.

Opțional, colectăm și alte tipuri de date cu caracter personal, strict pentru situația elevilor navetiști, catalogul printat și pentru foaia matricolă.
Acestea sunt:

• număr de telefon mobil;
• adresă de domiciliu;
• locul nașterii;
• naționalitatea;
• CNP;
• data nașterii;
• număr matricol.

Colectarea datelor cu caracter personal o realizăm prin mai multe moduri și anume:

• direct de la utilizator, prin completarea unui formular online în care prin bifarea unor căsuțe se exprimă intenția de a se abona la serviciile noastre de transmitere periodică a notificărilor informative cu privire la situația școlară și acordul cu privire la procesarea datelor personale cu scopul de a fi notificat;
• în format electronic de la instituțiile școlare în care softschool.ro este implementat în baza contractelor semnate;

După colectare, ne vom asigura că orice prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal se realizează cu respectarea legilor aplicabile și pentru scopurile pentru care ne-ați transmis aceste date.

4. SECURITATEA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Pentru a preveni accesul neautorizat, pentru a menține acuratețea datelor și pentru a asigura utilizarea corectă a informațiilor, am implementat proceduri fizice, electronice și manageriale rezonabile din punct de vedere comercial pentru protejarea și asigurarea informațiilor pe care le colectăm.

Ne angajăm să asigurăm securitatea datelor cu caracter personal prin implementarea unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate, conform standardelor industriei.

Transmisia datelor dvs. cu caracter personal se face folosind algoritmi de criptare de ultimă generație și le stocăm pe servere securizate, asigurând în același timp redundanța datelor.

După transmiterea informațiilor Utilizatorul este în totalitate responsabil pentru informațiile primite în contul alocat.

Nu ne asumăm nici o responsabilitate față de eventualele consecințe apărute în cazul accesării neautorizate a contului dumneavostră de către terțe persoane, din orice motiv.

5. SCOPUL PRELUCRĂRII DE DATE CU CARACTER PERSONAL

1. Crearea și administrarea contului în cadrul platformei softschool.ro;
2. Notificarea periodică a situației școlare prin sms și/sau e-mail;
3. Asigurarea serviciilor de suport, inclusiv oferirea de răspunsuri la întrebările dvs;
4. Accesul la rapoarte relevante pentru instituții școlare, inspectorat.

Pentru protejarea formularului public de recuperare a parolei împotriva abuzului, infrastructura de la marginea rețelei derivă un identificator tehnic opac și stabil pentru aceeași sursă de rețea. API-ul verifică semnătura acestuia și îl folosește numai pentru limita de solicitări. În evidența temporară de securitate este păstrat doar un discriminator SHA-256, nu identificatorul brut; acesta nu este asociat contului și nu este folosit pentru publicitate, profilare sau urmărire.

5.1. APLICAȚIA MOBILĂ ȘI NOTIFICĂRILE PUSH

Aplicația mobilă Softschool păstrează local, în stocarea protejată a dispozitivului, un identificator de sesiune necesar autentificării. Parola este transmisă criptat pentru autentificare și nu este stocată în aplicație. După autentificare, aplicația prelucrează datele de profil în mod numai-citire și date școlare structurate: elevii asociați contului, clasa, specializarea, instituția, anul școlar, notele, absențele, mediile, orarul, cadrele didactice, rezultatele simulărilor și calendarul școlar. În secțiunea Evoluție sunt afișate evoluția lunară a mediilor sau calificativelor și a absențelor, precum și indicatorii derivați și comparativi față de clasă: poziții, percentile, ranguri, diferențe procentuale pentru rezultate și absențe, numărul elevilor comparați și disciplinele cu diferența cea mai favorabilă sau nefavorabilă, împreună cu încadrările descriptive generate din acești indicatori pentru rezultatul față de clasă, punctele forte, oportunitățile de îmbunătățire și nivelul prezenței. În Catalog pot fi afișați, pentru fiecare elev și disciplină, indicatori predictivi de profilare educațională privind probabilitatea unei ascultări și riscul de corigență, împreună cu scorul, categoria, numărul notelor sau calificativelor, zilele de la ultima evaluare, absențele nemotivate și motivul principal; acești indicatori sunt folosiți numai pentru informarea utilizatorului în aplicație, nu pentru publicitate sau profilare comercială. Aplicația poate afișa mesajele primite în platformă și le poate marca drept citite numai pe conturile de părinte sau tutore; pe aceleași conturi părinții și tutorii pot răspunde în conversațiile directe, pot raporta un mesaj și pot bloca o conversație. Anunțurile oficiale rămân numai pentru citire, iar răspunsurile sunt activate server-side de școală. Mesajele primite și răspunsurile trimise din aplicație sau prin Portal, împreună cu starea citit/necitit, sunt asociate contului autentificat. Aplicația mobilă nu permite feedback, observații, încărcări în portofoliu sau modificarea profilului.

Când un mesaj este raportat, păstrăm categoria aleasă, detaliile opționale scrise de utilizator, mesajul și conversația raportate, platforma și versiunea aplicației. Când o conversație este blocată sau deblocată, păstrăm perechea de conturi, instituția și momentul fiecărei tranziții. Când regulile de comunicare sunt acceptate, păstrăm versiunea regulilor, momentul acceptării, platforma și versiunea aplicației. Rapoartele sunt vizibile numai moderatorilor Softschool, iar persoana raportată nu este anunțată. Blocarea nu este notificată persoanei blocate, dar aceasta vede că nu mai poate răspunde în acea conversație. În urma moderării, un mesaj poate fi ascuns în conversație și înlocuit cu un text neutru, iar textul original rămâne numai în evidența de moderare. Rapoartele de moderare și evenimentele lor sunt păstrate 24 de luni, apoi sunt anonimizate; blocările și acceptările regulilor de comunicare se păstrează pe durata contului. Regulile publice de comunicare sunt la Regulile de comunicare în aplicația Softschool .

Pentru încărcare rapidă cât timp utilizatorul este autentificat, aplicația poate păstra local lista elevilor asociați și date școlare structurate recent accesate, inclusiv catalogul cu note și absențe și orarul. Sunt păstrate și elevul selectat și preferințele necesare aplicației. Lista mesajelor poate fi păstrată temporar în sesiunea aplicației cât timp utilizatorul navighează în ecranele de mesaje, iar numărul mesajelor necitite poate fi afișat pe pictograma aplicației. La deconectare, aplicația elimină datele din memorie și inițiază ștergerea cache-urilor locale. Un eșec al stocării poate amâna ștergerea fizică; datele rămase sunt izolate de alt cont prin identificatorul proprietarului și generația sesiunii. Ștergerea aplicației elimină stocarea locală a aplicației.

Android dezactivează backupul aplicației și exclude explicit toate domeniile de stocare din backupul cloud și transferul între dispozitive. Pe iOS, aplicația marchează directorul UserDefaults Library/Preferences ca exclus din backup înainte de a folosi marcajul local de instalare.

Aplicația mobilă poate deschide paginile publice Softschool de confidențialitate, asistență și ștergere a contului, marcate ca vizualizări native. Pentru aceste pagini sunt dezactivate statisticile Umami și serviciile Sentry de diagnosticare, performanță și reluare a erorilor. Calendarul poate deschide în browserul sistemului surse oficiale externe prin HTTPS. Aceste linkuri nu transferă o sesiune autentificată Softschool; site-ul extern aplică propria politică de confidențialitate.

Notificările push sunt opționale. Dacă le activați, aplicația transmite serverelor Softschool tokenul de notificare, platforma, identificatorul tehnic User-Agent și data ultimei înregistrări sau reconfirmări a tokenului. Aceste date sunt legate de contul autentificat și sunt folosite pentru livrare, securitate, compatibilitate și depanare. Livrarea folosește Google Firebase Cloud Messaging și, pe dispozitivele Apple, Apple Push Notification service. Tokenul și metadatele tehnice nu sunt folosite pentru publicitate, profilare sau urmărire. Aplicația include SDK-urile Firebase pentru funcția push; acestea pot procesa identificatori tehnici ai instalării și date de livrare/diagnostic necesare funcționării și protejării serviciului de notificări. Pe platformele Apple, telemetria tehnică nelegată de utilizator despre adoptarea SDK-ului și calitatea produsului este declarată în scopul Apple „Analytics”. Această clasificare nu înseamnă că aplicația folosește Firebase Analytics și nu include un jurnal al ecranelor, atingerilor sau derulărilor.

Furnizorii de notificări primesc tokenul și doar un mesaj generic: titlul „Softschool”, textul „Ai o notificare nouă” și o rută internă validată către catalog sau către lista de mesaje. Nu le transmitem prin notificarea push numele elevului, nota, absența, disciplina, textul mesajului sau expeditorul acestuia. Detaliile sunt încărcate ulterior din Softschool, numai după autentificare; ruta internă către catalog include identificatorii tehnici ai clasei și ai elevului necesari deschiderii catalogului selectat.

Puteți retrage oricând această opțiune din aplicație. La dezactivare sau deconectare, aplicația încearcă imediat să dezactiveze înregistrarea de pe server și să șteargă tokenul nativ. Dacă rețeaua sau furnizorul nu confirmă una dintre operațiuni, aplicația păstrează local o intenție tehnică de dezactivare și reîncearcă la lansare, revenire sau autentificare; livrarea poate continua temporar până când una dintre operațiuni reușește. Pentru a preveni reasocierea tokenului între conturi, evidența tehnică inactivă de pe server este păstrată cel puțin 30 de zile. După această perioadă, serviciul o șterge când o nouă înregistrare necesită eliberarea capacității tehnice a contului; în implementarea curentă nu există o ștergere periodică separată.

Aplicația este destinată părinților, tutorilor și elevilor, inclusiv minorilor, prin conturi create și administrate de instituția de învățământ; nu există înregistrare publică în aplicație. Pentru drepturile privind datele școlare contactați instituția, iar pentru confidențialitate sau probleme tehnice consultați Ajutor aplicație mobilă . Pentru ștergerea contului și a datelor folosiți opțiunea din aplicație (Profil → Ștergerea contului și a datelor), pagina publică de solicitare ori scrieți la protectie@softschool.ro.

6. PĂSTRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Stocăm și prelucrăm datele dvs. cu caracter personal în GCP (Google Cloud Platform) pe teritoriul Uniunii Europene.

Ca regulă generală, vom stoca datele dvs. cu caracter personal cât timp este necesar pentru a îndeplini scopurile descrise mai sus cât și pentru a ne îndeplini obligațiile legale cărora ne supunem. Dacă datele cu caracter personal nu ne mai sunt necesare și folositoare acestea se șterg.

Motivele pentru care păstrăm datele cu caracter personal au la bază respectarea obligațiilor legale în conformitate cu Regulamentul și pentru a ne susține apărările pentru eventuale acțiuni în fața instanțelor competente.

7. Statistici de utilizare a produsului

Scop. Înțelegerea modului în care sunt folosite funcționalitățile platformei și diagnosticarea erorilor tehnice, pentru a îmbunătăți și proteja serviciul.

Statistici proprii. Umami este găzduit pe infrastructura Softschool și funcționează fără cookie-uri. Poate prelucra vizualizări, sursa de proveniență, tipul de browser și dispozitiv, țara, evenimente de utilizare, rolul și instituția/clasa selectată. Nu îi transmitem identificatorul contului, numele, conținutul școlar, parametrii de căutare sau fragmentul adresei; segmentele de rută care arată ca identificatori sunt înlocuite înainte de trimitere. Nu folosim aceste statistici pentru reclame sau urmărire între servicii.

Diagnosticare portal web. Portalul poate transmite infrastructurii Softschool mesajul și stiva unei erori, versiunea aplicației și context tehnic despre elementul activ. Sentry poate primi erori, informații tehnice de performanță și rolul utilizatorului, fără identificatorul stabil al contului și fără numele afișat. Reluarea sesiunii este colectată numai când apare o eroare; textul vizibil, câmpurile de formular și conținutul media sunt mascate sau blocate. Diagnosticele interne și Sentry nu sunt pornite pe paginile publice Softschool deschise din aplicația mobilă.

Temei legal. Statisticile minimizate și diagnosticele tehnice se prelucrează în temeiul interesului legitim de a îmbunătăți, securiza și menține serviciul. Aceste prelucrări nu sunt folosite pentru publicitate sau profilare comercială.

Vă puteți opune în orice moment acestei prelucrări, contactându-ne folosind detaliile de contact expuse mai sus.

8. DREPTURILE UTILIZATORULUI

Regulamentul general privind protecția datelor vă recunoaște o serie drepturi în legătură cu datele dvs. cu caracter personal.

Puteți solicita accesul la datele dvs., corectarea oricăror greșeli din sistemele noastre și/sau vă puteți opune la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal.

De asemenea, vă puteți exercita dreptul de a vă plânge autorității de supraveghere competente sau de a vă adresa justiției.

După caz, puteți beneficia și de dreptul de a solicita ștergerea datelor dvs. cu caracter personal, dreptul la restricționarea prelucrării datelor dvs. și dreptul la portabilitatea datelor.

Pentru a vă putea exercita drepturile, ne puteți contacta folosind detaliile de contact expuse mai sus. Vă rugăm să rețineți următoarele aspecte dacă doriți să vă exercitați aceste drepturi:

1. Identitate. Luăm în serios confidențialitatea tuturor înregistrărilor care conțin date cu caracter personal. Din acest motiv, va rugam sa ne transmiteţi cererile dvs. cu privire la astfel de înregistrări folosind adresa de e-mail aferentă contului softschool.ro.

   În caz contrar, ne rezervăm dreptul de a vă verifica identitatea prin solicitarea de informații suplimentare care au ca scop confirmarea identității dvs.

2. Durata de răspuns. Ne propunem să răspundem la orice întrebări valide în termen de maximum 5 zile lucratoare.
3. Drepturile terțelor părți. Nu trebuie să respectăm o cerere în cazul în care ar afecta în mod negativ drepturile și libertățile altor persoane vizate.
4. Accesul. Puteți să ne cereți:
   • să confirmăm dacă vă prelucrăm datele cu caracter personal;
   • să vă punem la dispoziție o copie a acestor date;
   • să vă oferim alte informații despre datele dvs. cu caracter personal, cum ar fi datele pe care le avem, la ce le folosim, cui i le divulgăm, dacă le transferăm în străinătate și cum le protejăm, cât timp le păstrăm, ce drepturi aveți, cum puteți face o plângere, de unde am obținut datele dvs., în măsura în care informațiile nu v-au fost deja furnizate prin această informare.
5. Rectificarea. Ne puteți cere să rectificăm sau să completăm datele dvs. cu caracter personal inexacte sau incomplete. Este posibil să încercăm să verificăm exactitatea datelor înainte de rectificarea acestora.
6. Ștergerea datelor.

   Ne puteți cere să vă ștergem datele cu caracter personal, dar numai în cazul în care:

   - acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate;

   - v-ați retras consimțământul (în cazul în care prelucrarea datelor se baza pe consimțământ);

   - dați curs unui drept legal de a vă opune;

   - acestea au fost prelucrate ilegal;

   - ne revine o obligație legală în acest sens.

   Nu avem obligația de a ne conforma solicitării dvs. de ștergere a datelor dvs. cu caracter personal în cazul în care prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal este necesară:

   - pentru respectarea unei obligații legale;

   - pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

   Ștergerea datelor se poate realiza în orice moment la cererea dvs. prin intermediul paginii publice pentru ștergerea contului și a datelor, prin intermediul adresei de e-mail suport@softschool.ro sau cu o cerere scrisă, datată și semnată la conducerea instituției de învăţământ de care aparțineți.

Reamintim faptul că puteți contacta în orice moment Responsabilul softschool.ro cu protecția datelor prin transmiterea solicitării dvs prin e-mail la adresa: protectie@softschool.ro.

Data ultimei modificări: 01.09.2026